SSchoolPulseGebruikershandleiding
Ctrl K
Beheerhandleiding 🔒Open app ↗
SchoolPulse klantenhandleiding

Alles over inrichten, beheren en dagelijks gebruiken.

Van een nieuwe school en leerlingaccount tot rollen, roosterdata, realtime informatie en iedere module.

✓ Zoekbaar✓ Mobiel✓ Per gebruikersrol✓ Actuele productstatus

Release 1.1: nieuwe functies per rol

De app heeft nu dezelfde complete rolgerichte basis als de demo, maar start zonder voorbeeldgegevens. Welke onderdelen en knoppen u ziet, hangt af van uw rol en de rechten die uw school heeft toegekend.

Leerling

  • Bekijk het rooster en wissel met de pijlen tussen weken.
  • Bekijk cijfers, gemiddelden en gebruik de cijfercalculator.
  • Volg opdrachten, lever werk in en werk met groepjes wanneer toegestaan.
  • Bekijk en vink huiswerk af; volg aanwezigheid en geplande toetsen.
  • Bekijk activiteiten, meld u aan en stem wanneer dit wordt ondersteund.

Ouder/verzorger

  • Bekijk uitsluitend officieel gekoppelde kinderen.
  • Volg rooster, cijfers, opdrachten, aanwezigheid en documenten per kind.
  • Dien een absentiemelding in en bekijk status en historie.
  • Plan oudergesprekken en reageer op toestemmingsverzoeken.

Docent

  • Bekijk alleen eigen lessen, toegewezen klassen en leerlingen.
  • Voer één of meerdere cijfers in, wijzig of verwijder ze, werk met concepten, publiceer en bekijk de geschiedenis.
  • Maak toetsen en opdrachten en pas datum, naam, beschrijving, weging en rubric aan.
  • Open inleveringen, geef score en feedback, stuur werk terug en laat opnieuw inleveren.
  • Zoek leerlingen, filter op klas, open het dossier en stuur een bericht.
  • Plan gesprekken en open oudergesprekken en vergaderingen.

Teamleider

  • Bekijk het managementrooster en kies welk roostervoorstel wordt doorgevoerd.
  • Stel bij Later beslissen in na hoeveel minuten u een herinnering ontvangt.
  • Analyseer cijfers en opdrachten zonder deze te wijzigen.
  • Beheer activiteiten, personeelsoverzichten en vervangingen binnen het team.

Directie

  • Bekijk het directierooster en rolgerichte directiebestanden.
  • Beheer activiteiten, deelnemers, locaties, budgetten en voortgang.
  • Bekijk en beheer personeel, verlof, beoordelingen, vacatures en rapportages.
  • Beheer gebruikers, rollen, accountstatus, klassen en afdelingen.
  • Controleer imports en beheer privacy, toestemming, gegevensverzoeken, bewaartermijnen en datalekken.

Algemene bediening

Overzichten ondersteunen waar relevant zoeken, filteren, toevoegen, bewerken, verwijderen, concept opslaan, publiceren, exporteren, wijzigingsgeschiedenis en ongedaan maken. Een ontbrekende knop betekent meestal dat uw rol die handeling niet mag uitvoeren.

Over deze handleiding

Deze handleiding beschrijft de actuele SchoolPulse-omgeving: welke omgeving u gebruikt, hoe een school wordt ingericht, hoe accounts en onderwijsrelaties worden opgebouwd en wat iedere appmodule doet. Stappen die alleen voor platformbeheer gelden zijn duidelijk gemarkeerd.

Statuslegenda

StatusBetekenis
LIVEWerkt in de productieomgeving met echte Supabase-data en realtime verversing.
INRICHTINGWerkt nadat platformbeheer data, een import of een integratie heeft ingericht.
DEMOZichtbaar in demo.schoolpulse.nl; bedoeld om de gebruikerservaring te tonen. Handelingen zijn niet per definitie blijvend.
BEPERKTDe module is zichtbaar, maar de volledige vakspecifieke workflow is nog niet als zelfservice beschikbaar.

Inhoud

1. Omgevingen, inloggen en navigeren

2. Rollen, rangorde, scopes en meerdere rollen

3. Aanbevolen volgorde voor een nieuwe school

4. Platformbeheer: school en accounts

5. Schoolstructuur opbouwen

6. Leerlingen, ouders en personeel toevoegen

7. Rollen & rangen beheren en wijzigingsverzoeken behandelen

8. Rooster: wat kan nu en hoe richt u het in

9. Dagelijks gebruik per appmodule

10. Handleidingen per gebruikersrol

11. Import, integraties, privacy en veiligheid

12. Problemen oplossen en beheerderschecklists

Bijlage A. Volledig module- en functieregister

Bijlage B. Begrippenlijst

1. Omgevingen, inloggen en navigeren

AdresDoelWie
https://schoolpulse.nlPublieke website, contact, privacy en voorwaarden.Iedereen
https://demo.schoolpulse.nlRondleiding met voorbeeldgegevens en rolgerichte schermen.Geïnteresseerden en trainingen
https://app.schoolpulse.nlWerkelijke schoolapp met login, rechten en realtime data.Geautoriseerde gebruikers
https://admin.schoolpulse.nlCentraal platformbeheer van scholen, accounts, structuur, relaties en rollen.Alleen platform_admin
https://docs.schoolpulse.nlDocumentatieomgeving wanneer gepubliceerd.Klanten en beheerders

Inloggen op de app

  1. Open https://app.schoolpulse.nl.
  2. Vul het e-mailadres en wachtwoord van uw geautoriseerde account in.
  3. Na succesvolle controle opent het dashboard. De zijbalk bevat uitsluitend modules waarvoor u minimaal kijkrecht heeft.
  4. Controleer rechtsboven uw naam, school en rol. Gebruik Uitloggen wanneer u op een gedeeld apparaat werkt.

Inloggen op platformbeheer

  1. Open https://admin.schoolpulse.nl/admin/login.
  2. Log in met een account waarvan de systeemrol platform_admin is.
  3. Open Dashboard, Accounts, Schools, Schoolstructuur, Inschrijvingen & koppelingen of Rollen & rangen.

De live app controleert de effectieve rechten één keer bij het openen en houdt die tijdens navigatie vast. Records worden op school en module gefilterd. Wijzigingen in onderliggende productietabellen kunnen realtime in het actieve overzicht verschijnen. Gebruik Vernieuwen als een koppeling of verbinding tijdelijk is weggevallen.

2. Rollen, rangorde, scopes en meerdere rollen

De zes basisrollen bij iedere nieuwe school

RolLaagStandaardbereik
Leerling1Eigen gegevens
Ouder/verzorger1Gekoppelde kinderen
Docent3Toegewezen lessen, klassen en groepen
Mentor4Toegewezen mentorgroep
Teamleider6Eigen team/afdeling
Directeur8Schoolbreed inzicht en rechtenverzoeken

Deze rollen worden automatisch aangemaakt bij een nieuwe school. Platformbeheer kan extra rollen toevoegen vanuit templates, bijvoorbeeld Onderwijsassistent, Administratief medewerker, Roostermaker, Zorgcoördinator, Intern begeleider, Decaan, Examensecretaris, Vertrouwenspersoon, ICT-coördinator, BPV-coördinator, Adjunct-directeur/conrector en Bestuurder.

Scopes

ScopeBetekenisVoorbeeld
ownAlleen eigen gegevens of gekoppelde kinderen.Leerling ziet eigen cijfers; ouder ziet gekoppeld kind.
assignedAlleen toegewezen klas, groep, vak of leerling.Docent voert cijfers in voor toegewezen groepen.
teamAlles binnen een toegewezen team of afdeling.Teamleider bekijkt aanwezigheid van het team.
schoolSchoolbreed.Directeur ziet schoolrapportages.

Meerdere rollen worden gestapeld

Een account kan meerdere schoolrollen hebben. SchoolPulse voegt alle actieve permissies samen. Heeft één rol kijkrecht en een tweede rol wijzigrecht, dan krijgt het account beide. Bij dezelfde permissie geldt het ruimste geldige bereik. De primaire rol bepaalt vooral de herkenbare hoofdrol; de hoogste actieve rang bepaalt de effectieve rang.

3. Aanbevolen volgorde voor een nieuwe school

Voer de inrichting in deze volgorde uit. Zo voorkomt u lege keuzelijsten en ongeldige koppelingen.

  1. Maak de school aan.
  2. Maak het actuele schooljaar en eventueel periodes aan.
  3. Voeg locaties, opleidingen en vakken toe.
  4. Maak basisklassen en lesgroepen.
  5. Maak gebruikersaccounts met het juiste e-mailadres en een tijdelijk wachtwoord.
  6. Maak leerling- en personeelsdossiers.
  7. Maak inschrijvingen en ouder-kindkoppelingen.
  8. Koppel docenten aan vakken en groepen; plaats leerlingen in lesgroepen.
  9. Ken één of meer schoolrollen aan ieder account toe.
  10. Richt roosterdata in via import, integratie of platformbeheer.
  11. Laat representatieve gebruikers inloggen en controleer per rol welke modules en gegevens zichtbaar zijn.
ControlepuntGereed als
SchoolNaam en contactgegevens kloppen.
StructuurActief schooljaar, vakken, klassen en groepen bestaan.
PersonenIeder dossier verwijst naar een account van dezelfde school.
RelatiesLeerling heeft actieve inschrijving; docent en ouder zijn gekoppeld.
AutorisatieAccount heeft passende actieve rollen en scopes.
DataRooster en operationele records zijn getest met een niet-beheeraccount.

4. Platformbeheer: school en accounts

Een school aanmaken

  1. Open admin.schoolpulse.nl en kies Schools.
  2. Klik School toevoegen.
  3. Vul minimaal de schoolnaam in. Vul waar beschikbaar adres, postcode, plaats, e-mail en telefoon in.
  4. Controleer het e-mailadres en sla op.
  5. Open Rollen & rangen, selecteer de school en controleer of Leerling, Ouder/verzorger, Docent, Mentor, Teamleider en Directeur aanwezig zijn.

School verwijderen

Verwijderen is een zware beheerhandeling. Controleer eerst accounts, structuur en gekoppelde records. Typ bij de bevestiging de gevraagde schoolnaam en vink de bevestiging aan. Verwijder nooit een productieschool als archiveren of deactiveren voldoende is.

Een account aanmaken

  1. Kies Accounts en klik Account toevoegen.
  2. Vul volledige naam en een uniek e-mailadres in.
  3. Selecteer de school.
  4. Kies de technische basisrol: school_admin, teacher, student of parent. Gebruik platform_admin uitsluitend voor centraal beheer.
  5. Vul een tijdelijk wachtwoord van minimaal acht tekens in en deel dit via een veilig kanaal.
  6. Sla op. Koppel daarna in Rollen & rangen de echte schoolrol(len).
  7. Laat de gebruiker bij eerste gebruik een persoonlijk wachtwoord instellen via het afgesproken wachtwoordproces.

Account verwijderen

Controleer eerst of het account nog dossier-, inschrijvings-, groeps-, ouder- of rolkoppelingen heeft. Typ bij de bevestiging het e-mailadres exact over. Verwijder alleen als de wettelijke bewaartermijnen en het schoolbeleid dit toelaten.

5. Schoolstructuur opbouwen

5.1 Schooljaren

  1. Open het tabblad Schooljaren en klik Toevoegen.
  2. Vul de naam in, bijvoorbeeld 2026–2027.
  3. Vul start- en einddatum in.
  4. Markeer het actuele jaar als huidig en archiveer alleen jaren die niet meer actief worden gebruikt.
  5. Sla op.

5.2 Periodes

  1. Kies Periodes.
  2. Selecteer het schooljaar.
  3. Vul naam, volgnummer, startdatum en einddatum in.
  4. Controleer dat periodes elkaar niet onbedoeld overlappen en binnen het schooljaar vallen.
  5. Sla op.

5.3 Locaties

  1. Kies Locaties en klik Toevoegen.
  2. Vul naam en eventueel locatiecode, adres, postcode en plaats in.
  3. Markeer één locatie als hoofdlocatie indien van toepassing.
  4. Zet de locatie actief en sla op.

5.4 Opleidingen

  1. Kies Opleidingen.
  2. Vul naam en code in.
  3. Kies sector: PO, VO, VSO, MBO of Overig.
  4. Vul waar passend niveau en opleidingsduur in.
  5. Zet actief en sla op.

5.5 Vakken

  1. Kies Vakken.
  2. Vul een duidelijke vaknaam en unieke code in.
  3. Kies een herkenbare kleur voor rooster en overzichten.
  4. Zet actief en sla op.

5.6 Klassen

  1. Kies Klassen.
  2. Selecteer schooljaar.
  3. Vul naam en code in.
  4. Koppel waar passend opleiding, locatie, leerjaar en capaciteit.
  5. Zet actief en sla op.

5.7 Lesgroepen

  1. Kies Lesgroepen.
  2. Selecteer schooljaar.
  3. Vul naam en code in.
  4. Kies type: les, mentor, project, ondersteuning of overig.
  5. Koppel vak, basisklas en locatie waar van toepassing.
  6. Vul capaciteit in, zet actief en sla op.

6. Leerlingen, ouders en personeel toevoegen

6.1 Een leerling volledig toevoegen

  1. Maak bij Accounts een account aan met school en technische rol student.
  2. Open Inschrijvingen & koppelingen en selecteer dezelfde school.
  3. Kies Leerlingen en klik Toevoegen.
  4. Selecteer het leerlingaccount; vul een uniek leerlingnummer, roepnaam, geboortedatum, startdatum en status Actief in.
  5. Kies Inschrijvingen en klik Toevoegen.
  6. Selecteer de leerling, het schooljaar, de basisklas en eventueel de opleiding. Kies status Actief en sla op.
  7. Kies Groepsdeelnames. Plaats de leerling in elke relevante les-, mentor-, project- of ondersteuningsgroep.
  8. Open Rollen & rangen → Meerdere rollen per account. Selecteer de leerling en ken de rol Leerling toe als primair.
  9. Log in met een testleerling en controleer dashboard, rooster, cijfers, opdrachten, huiswerk, berichten en documenten.

Veelgemaakte fout

6.2 Een ouder/verzorger koppelen

  1. Maak bij Accounts een account met technische rol parent.
  2. Open Inschrijvingen & koppelingen → Ouder-kind.
  3. Selecteer ouder/verzorger en leerling.
  4. Kies de relatie: ouder, voogd, pleegouder, stiefouder of anders.
  5. Stel Wettelijk gezag, Ontvangt communicatie, Financieel verantwoordelijk en Actief zorgvuldig in.
  6. Sla op.
  7. Ken in Rollen & rangen de rol Ouder/verzorger toe.
  8. Test dat het account alleen gekoppelde kinderen kan zien.

6.3 Een medewerker of docent toevoegen

  1. Maak een account met technische rol teacher of school_admin, passend bij de hoofdtaak.
  2. Open Inschrijvingen & koppelingen → Personeel.
  3. Selecteer het account en vul personeelsnummer, functie, afdeling/team, start- en eventueel einddatum in. Zet Actief aan.
  4. Kies Docent-vakken en koppel medewerker, schooljaar en vak. Markeer zo nodig Hoofdvak.
  5. Kies Docent-groepen en koppel medewerker aan de lesgroep als hoofddocent, docent, mentor, assistent of vervanger.
  6. Open Rollen & rangen en ken alle toepasselijke rollen toe, bijvoorbeeld Docent én Mentor.
  7. Controleer met het medewerkeraccount de toegewezen scope.

6.4 Leerling van klas of groep veranderen

  1. Beëindig of wijzig de oude inschrijving of groepsdeelname met een correcte einddatum/status.
  2. Maak de nieuwe inschrijving of groepsdeelname met startdatum.
  3. Controleer docent-, rooster- en rechtenkoppelingen.
  4. Verifieer met het leerlingaccount dat alleen actuele gegevens verschijnen.

7. Rollen & rangen beheren

Een rol uit een template toevoegen

  1. Open Rollen & rangen en selecteer de school.
  2. Kies het onderwijssegment indien gevraagd zodat relevante templates worden gefilterd.
  3. Kies een template, bijvoorbeeld Roostermaker of Zorgcoördinator.
  4. Pas alleen de rolnaam aan als de school een eigen herkenbare benaming gebruikt.
  5. Maak de rol aan. De organisatielaag en veilige startpermissies worden uit het template geladen.
  6. Controleer alle actieve permissies en scopes voordat u accounts koppelt.

Rangorde wijzigen

De organisatielaag komt uit het template. Met de pijlen verplaatst u rollen binnen dezelfde laag. SchoolPulse hernummert de rangposities deterministisch, zodat geen dubbele of ontbrekende rangnummers ontstaan.

Permissies aan- of uitzetten

  1. Selecteer de rol.
  2. Zoek op module of actie, of filter op alleen actieve rechten.
  3. Zet een permissie aan of uit.
  4. Kies een geldige scope: own, assigned, team of school.
  5. Sla de volledige set op.
  6. Test met een normaal account; test nooit alleen met platform_admin.

Meerdere rollen aan een account geven

  1. Open Meerdere rollen per account.
  2. Selecteer een account van de gekozen school.
  3. Vink alle rollen aan die de gebruiker werkelijk uitvoert.
  4. Kies één primaire rol.
  5. Controleer de berekende effectieve rang en rechten.
  6. Laat de gebruiker opnieuw laden of opnieuw inloggen als de app al open stond.

Een wijzigingsverzoek indienen als directie

  1. Log in op app.schoolpulse.nl met een directie- of ander toegestaan account.
  2. Open Rechten aanvragen.
  3. Kies het soort wijziging: bestaande rol aanpassen, nieuwe rol, rangorde of een ander rechtenvraagstuk.
  4. Selecteer de betrokken rol of beschrijf de gewenste nieuwe rol.
  5. Kies de betreffende permissiecategorieën.
  6. Beschrijf de praktijksituatie: wie moet wat kunnen, voor welke leerlingen/teams en waarom.
  7. Beschrijf impact, privacyrisico en gewenste ingangsdatum.
  8. Controleer de samenvatting en dien in.

Een verzoek behandelen als platformbeheer

  1. Open Rollen & rangen, selecteer de school en open Verzoeken.
  2. Lees aanvraag, impact en context.
  3. Kies status In behandeling of Meer informatie nodig.
  4. Beoordeel minimale toegang, scope, privacy en functiescheiding.
  5. Voer goedgekeurde wijzigingen handmatig door.
  6. Schrijf een duidelijke reactie en sluit af als goedgekeurd of afgewezen.

8. Rooster: wat kan nu en hoe richt u het in

Voorbereiding vóór roosterdata

  1. Maak schooljaar, periodes en locaties.
  2. Maak opleidingen, vakken, klassen en lesgroepen.
  3. Maak personeels- en leerlingdossiers.
  4. Koppel docenten aan vakken en groepen; plaats leerlingen in groepen.
  5. Voeg zo nodig de template Roostermaker toe en controleer schedule.create, update, delete, approve, publish, import, export en manage.

Een rooster laten plaatsen

  1. Bepaal de bron: bestaand roostersysteem, CSV/importbestand, integratie of beheerinvoer.
  2. Leg minimaal vast: school, schooljaar, lesgroep, vak, docent, locatie/lokaal, starttijd, eindtijd en status.
  3. Laat platformbeheer of de integratie de records in timetable_entries plaatsen.
  4. Controleer met een roostermakeraccount en daarna met docent- en leerlingaccounts.
  5. Publiceer pas na controle van overlap, lokaal, docent, groep en zichtbaarheid.

Rooster bekijken in de live app

  1. Open Rooster in de zijbalk.
  2. Controleer datum/tijd, titel, omschrijving en status van de zichtbare records.
  3. Gebruik Vernieuwen als een externe import net is afgerond.
  4. Meld ontbrekende of dubbele lessen aan de roostermaker of platformbeheer.

Wat u in de demo kunt bekijken

9. Dagelijks gebruik per appmodule

De zijbalk toont alleen modules met kijkrecht. In de huidige live productieschil worden records per module weergegeven. Alleen Activiteiten, Huiswerk, Studieplanner, Agenda en Toestemming hebben daarnaast de algemene Toevoegen/Verwijderen-flow. Andere gespecialiseerde handelingen hieronder kunnen inrichting, integratie of verdere module-implementatie vereisen.

Dashboard

Open na login; gebruik de zijbalk om door te gaan. Controleer school en rol bij onverwachte inhoud.

Rooster

Open Rooster, controleer datum/status en meld fouten aan roostermaker.

Cijfers

Een docent heeft grades.create/update en een toegewezen groep nodig; publicatieprocessen vragen extra inrichting.

Berichten

Gebruik alleen schoolaccounts en deel gevoelige informatie volgens beleid.

Opdrachten

Docent heeft toegewezen scope; leerling ziet eigen/toegewezen opdrachten.

Documenten

Controleer doelgroep en bewaartermijn vóór delen.

Activiteiten

Klik Toevoegen, vul titel, omschrijving en datum/tijd, sla op.

Aanwezigheid

Docent moet aan groep zijn gekoppeld en attendance.create/update hebben.

Leerlingen

Gebruik platformbeheer voor dossier/inschrijving; appweergave volgt scope.

Huiswerk

Klik Toevoegen, vul titel, uitleg en datum/tijd in; leerlingen zien eigen/toegewezen data.

Studieplanner

Klik Toevoegen, beschrijf studieblok en moment; verwijder alleen eigen/toegestane records.

Agenda

Klik Toevoegen, gebruik een heldere titel, omschrijving en datum/tijd.

Absentie

Ouder kan absences.create hebben; goedkeuring vereist team- of schoolrol.

Gesprekken

Controleer deelnemer, tijdzone en bevestiging.

Toestemming

Leg doel, doelgroep, termijn en keuze duidelijk vast.

Toetsen

Gebruik tests.create/update/approve/publish volgens rol en proces.

Personeel

Personeelsdossier wordt centraal gekoppeld; zichtbaarheid volgt scope.

Vervanging

Roostermaker/teamleider heeft substitutions-rechten nodig.

Rapporten

Controleer peildatum, scope en status vóór goedkeuring/export.

Notificaties

Open melding vanuit de app en controleer bron voordat u handelt.

Begeleiding

Alleen minimaal noodzakelijke rollen; let extra op confidentiality en scope.

Integraties

ICT-coördinator/platformbeheer configureert en test; gebruik geen productiesleutels in gewone berichten.

Betalingen

Controleer bedrag, doel, verantwoordelijke en betaalstatus; financiële gegevens vereisen passende rol.

Gebruikersbeheer

Accountcreatie en centrale rollen blijven platformbeheerhandelingen.

Gegevens importeren

Maak back-up/export, gebruik testbestand, controleer mapping en fouten vóór productie-import.

AVG & privacy

Registreer alleen noodzakelijke gegevens en volg het privacyproces van de school.

Rechten aanvragen

Beschrijf wie, wat, bereik, noodzaak en impact; platformbeheer beoordeelt handmatig.

10. Handleidingen per gebruikersrol

Leerling

  • Log in en controleer het dashboard.
  • Bekijk rooster, cijfers, opdrachten, huiswerk en documenten die aan jou zijn toegewezen.
  • Gebruik Studieplanner voor je eigen planning.
  • Gebruik Berichten alleen voor schoolgerelateerde communicatie.
  • Meld foutieve gegevens bij docent of school; probeer geen gegevens van anderen te openen.

Ouder/verzorger

  • Controleer of het juiste gekoppelde kind zichtbaar is.
  • Bekijk rooster, cijfers, aanwezigheid, opdrachten en documenten binnen de toegekende rechten.
  • Dien een absentieverzoek in wanneer die workflow is ingericht.
  • Plan een gesprek of stuur een bericht via de beschikbare module.
  • Beoordeel toestemmingsverzoeken zorgvuldig.

Docent

  • Controleer toegewezen vakken en groepen.
  • Bekijk rooster en open de relevante lesgroep.
  • Registreer aanwezigheid, huiswerk, opdrachten, toetsen en cijfers alleen wanneer de module en rechten zijn ingericht.
  • Gebruik documenten en berichten binnen de toegewezen scope.
  • Meld ontbrekende groepen bij platformbeheer; vraag geen schoolbrede scope als assigned voldoende is.

Mentor

  • Gebruik de gestapelde rollen Docent + Mentor als beide taken gelden.
  • Bekijk toegewezen mentorleerlingen, aanwezigheid, absentie, cijfers en rapporten.
  • Registreer oudercontact en begeleiding alleen in de daarvoor bedoelde module.
  • Beperk gevoelige notities tot noodzakelijk betrokkenen.

Teamleider

  • Gebruik teamoverzichten voor rooster, cijfers, aanwezigheid, personeel en rapporten.
  • Beoordeel absentie, vervanging en rapporten als de rechten zijn toegekend.
  • Gebruik Rechten aanvragen voor structurele wijzigingen.
  • Controleer na rolwijzigingen met een normaal teamaccount.

Directeur

  • Gebruik schoolbrede dashboards en rapportages voor toezicht.
  • Beoordeel privacy, audit en beveiligingsinformatie binnen toegekende rechten.
  • Dien via Rechten aanvragen een goed onderbouwd verzoek in; wijzig rollen niet zelf.
  • Gebruik minimale rechten en functiescheiding als uitgangspunt.

Platformbeheerder

  • Richt school, structuur, accounts en relaties in volgens hoofdstuk 3.
  • Beheer rollen, rangorde, templates, scopes en verzoeken.
  • Test met representatieve accounts en documenteer wijzigingen.
  • Gebruik platform_admin niet voor dagelijks onderwijsgebruik.

11. Import, integraties, privacy en veiligheid

Veilige importprocedure

  1. Bepaal eigenaar, doel en bron van de import.
  2. Exporteer of bewaar de huidige situatie zodat herstel mogelijk is.
  3. Gebruik eerst een klein testbestand zonder onnodige persoonsgegevens.
  4. Koppel kolommen aan SchoolPulse-velden en controleer datums, unieke nummers en school-ID.
  5. Bekijk foutregels en duplicaten; corrigeer de bron.
  6. Voer productie-import uit buiten piekuren.
  7. Controleer aantallen, relaties, rollen en een steekproef van accounts.
  8. Leg datum, uitvoerder, bron en resultaat vast.

Integraties

Externe koppelingen moeten per omgeving worden geconfigureerd. Bewaar API-sleutels en databasewachtwoorden in beveiligde omgevingsvariabelen of een secret store, nooit in e-mail, een Word-handleiding of broncode. Test eerst in een niet-productieomgeving en controleer logging zonder persoonsgegevens.

AVG en gegevensminimalisatie

  • Geef alleen toegang die nodig is voor de functie.
  • Gebruik assigned of team wanneer schoolbreed niet nodig is.
  • Controleer ouderlijk gezag en communicatievoorkeuren.
  • Leg gevoelige begeleidingsinformatie alleen vast in de daarvoor bedoelde module.
  • Verwijder accounts of dossiers niet zonder bewaarbeleid te controleren.
  • Meld mogelijke datalekken direct via het interne schoolproces; privacyvragen kunnen naar privacy@schoolpulse.nl.

Wachtwoorden

  • Gebruik een uniek persoonlijk wachtwoord en deel het niet.
  • Tijdelijke accountwachtwoorden zijn minimaal acht tekens; langer is veiliger.
  • De geldigheid hangt af van het accountbeleid; wijzig een tijdelijk wachtwoord bij eerste gebruik.
  • Bij vergeten wachtwoord gebruikt u het ingestelde herstelproces. Controleer of e-mailauthenticatie in Supabase is ingeschakeld.

12. Problemen oplossen en beheerderschecklists

ProbleemControleOplossing
Inloggen misluktE-mail, wachtwoord, e-mailprovider en accountstatus.Herstel wachtwoord; controleer Supabase Auth en profiel.
Module ontbreektEffectieve permissie *.view en actieve rol.Ken juiste rol/scope toe of dien verzoek in.
Geen dataSchool-ID, scope, dossier, inschrijving en groep.Herstel ontbrekende koppeling en laad opnieuw.
Geen account in keuzelijstAccount hoort niet bij geselecteerde school.Corrigeer school op account of selecteer juiste school.
Leerling ziet verkeerde klasActieve inschrijving en groepsdeelname.Beëindig oude koppeling en maak juiste actieve koppeling.
Ouder ziet geen kindActieve ouder-kindkoppeling.Maak koppeling en controleer ouderrol.
Docent ziet geen groepPersoneelsdossier en docent-groepkoppeling.Koppel docent, jaar, vak en groep.
Rooster leegtimetable_entries/import/integratie en schedule.view.Laat data inrichten en test scope.
Rechten lijken oudSessie is al open.Vernieuw of log opnieuw in.
Verwijderen blokkeertAfhankelijke records bestaan.Verplaats/beëindig afhankelijkheden of archiveer.

Controle vóór ingebruikname

  • Productie-URL opent login en demo-URL toont alleen voorbeelddata.
  • Minstens één platform_admin is veilig beschikbaar.
  • School, huidig schooljaar, vakken, klassen en groepen zijn gevuld.
  • Testleerling, -ouder, -docent, -mentor, -teamleider en -directeur zijn gekoppeld.
  • Meerdere rollen stapelen correct.
  • Elke rol ziet alleen verwachte modules en records.
  • Rooster/import/integraties zijn met echte testrecords gecontroleerd.
  • Privacy-, support- en incidentproces zijn bij de school bekend.

Ondersteuning aanvragen

Stuur bij een probleem naar info@schoolpulse.nl: omgeving en URL, schoolnaam, gebruikersrol, tijdstip, verwachte uitkomst, werkelijke melding en veilige schermafbeelding. Stuur nooit wachtwoorden, databaseverbindingen of volledige leerlingdossiers mee.

Bijlage A. Volledig module- en functieregister

DomeinFuncties in SchoolPulse
PlatformScholen, accounts, centrale toegang, login en uitloggen.
AutorisatieRollen, templates, rangorde, permissies, scopes, meerdere rollen, primaire rol, effectieve rang, verzoeken en reacties.
StructuurSchooljaren, periodes, locaties, opleidingen, vakken, klassen en lesgroepen.
PersonenLeerlingdossiers, personeelsdossiers, inschrijvingen, ouder-kind, docent-vak, docent-groep en groepsdeelnames.
OnderwijsRooster, agenda, aanwezigheid, absentie, vervanging, huiswerk, opdrachten, toetsen, cijfers, studieplanner en rapporten.
CommunicatieBerichten, groepsgesprekken, mededelingen, notificaties, gesprekken, activiteiten en toestemming.
Zorg en toezichtLeerlingbegeleiding, privacy/AVG, incidenten, audit en beveiligingsinzage.
Bestanden en dataDocumenten, import, integraties, realtime records en exports waar ingericht.
BedrijfsvoeringPersoneel, gebruikersbeheer en betalingen waar ingericht.
DemoRolgerichte voorbeeldschermen voor leerling, ouder, docent, mentor, teamleider en directie.

Productierechten per actietype

Permissies volgen doorgaans het patroon module.actie, bijvoorbeeld schedule.view, grades.create of reports.approve. Mogelijke acties in de catalogus zijn onder meer view, create, update, delete, approve, publish, import, export en manage. Niet iedere module ondersteunt iedere actie in de huidige gebruikersinterface.

Bijlage B. Begrippenlijst

BegripUitleg
AccountLoginidentiteit met e-mailadres en technisch profiel.
DossierSchoolgebonden leerling- of personeelsrecord dat aan een account is gekoppeld.
InschrijvingKoppeling van een leerling aan schooljaar, klas en eventueel opleiding.
LesgroepVak-, mentor-, project- of ondersteuningsgroep.
RolBundel van permissies voor een schoolfunctie.
TemplateCentraal beheerde veilige startset voor een rol.
RangVolgorde/gewicht van rollen binnen de schoolorganisatie.
OrganisatielaagNiveau zoals leerling, onderwijs, begeleiding, middenmanagement of schoolleiding.
PermissieRecht om een specifieke actie in een module uit te voeren.
ScopeBereik van een permissie: eigen, toegewezen, team of school.
Primaire rolHoofdlabel van een account; aanvullende rollen blijven actief.
Effectieve rechtenSamenvoeging van alle actieve rollen en geldige scopes.
RealtimeWijzigingen kunnen zonder volledige herstart in een actief overzicht verschijnen.
PlatformbeheerCentraal SchoolPulse-beheer met platform_admin; niet hetzelfde als directie.

Versiebeheer van dit document

Deze handleiding beschrijft SchoolPulse versie 1.1 op 24 juli 2026. De applicatie ontwikkelt door. Controleer bij nieuwe releases vooral hoofdstuk 8 en de statuslabels in hoofdstuk 9; functies kunnen van Inrichting of Demo naar Live verschuiven.

VersieDatumWijziging
1.024 juli 2026Eerste volledige klantenhandleiding op basis van de actuele code en database-inrichting.

SchoolPulse — één veilige basis voor schoolorganisatie en onderwijsdata